İL PLANLAMA VE KOORDİNASYON MÜDÜRLÜKLERİ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

İçişleri Bakanlığından:

BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı, kalkınma planları, bunlara bağlı yıllık programlar ve diğer ilgili mevzuat tarafından valiliklere verilmiş bulunan görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olmak üzere kurulmuş bulunan İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüklerinin çalışmalarını düzenleyen “İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlükleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğinde belirlenmiş bulunan esasların uygulanmasına açıklık getirmek, yapılması gereken iş ve işlemler konusunda bütün illerimizde benzer bir uygulama düzenini gerçekleştirmektir.

Kapsam
Madde 2- Bu yönerge, İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüklerince yürütülecek çalışmaların ilke, yöntem ve teknikleri ile bu konulara ilişkin görev, yetki ve sorumluluk düzenine yönelik esasları kapsar.
Hukuki Dayanak
Madde 3- Bu yönerge, 13 Temmuz 1988 tarih ve 19871 sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlükleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği”nin 21 inci maddesi gereğince hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- Bu yönergede geçen deyimlerden;
a. Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,
b. Kuruluş: Diğer Bakanlıklar ile Kamu ve Kuruluşlarını,
c. Kurul Başkanlığı: İçişleri Bakanlığı Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığını,
ç. Müdürlük: İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğünü,
d. Müdür: İl Planlama ve Koordinasyon Müdürünü
e. Uzman: İl Planlama Uzmanını,
f. Uzman Yardımcısı: İl Planlama Uzman Yardımcısını,
g. Büro Personeli: Kadrosu İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğüne tahsis edilmiş bulunan memur ve veri hazırlama kadrolarına atanmış personel ile diğer kadrolarda bulunup geçici olarak Müdürlük emrinde görevlendirilen personeli,
ğ) Araştırmacı, Müdürlüğün görev alanıyla ilgili konularda araştırma, inceleme, proje vb. hazırlığında görevlendirilmek üzere Müdürlük emrine atanmış personeli,
h.) Yönetmelik: İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlükleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,
ı.) Program Kararnamesi: Cumhurbaşkanı tarafından kabul edilerek yürürlüğe konulan Yıllık Programların uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine dair kararı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat
Müdürlüğün Ana Niteliği
Madde 5- Müdürlük, Valilik kuruluşu içinde yer alan ve Yönetmelik, Kalkınma Planları ve Yıllık Programlarda belirtilen görev ve hizmetleri yürütmek amacıyla kurulmuş bir birimdir.
Bu niteliği itibariyle müdürlüğün doğrudan Valiye karşı sorumlu olması esastır.
Yönetmeliğin 7 nci maddesi hükmü saklıdır.

Müdürlüğe Ek Görev Verilmesi
Madde 6- Valiler, Müdürlüğe Yönetmelikte belirtilen görevler dışında görev vermek zorunda kaldıkları takdirde müdürlüğün asli görevlerinin aksamaması için gerekli tedbirleri alırlar.
Zorunluluk olmadıkça Müdürlüğün ya da Müdürlükteki Uzman Personelin görev alanlarına ilişkin olmayan konularda çalıştırılmamasına dikkat edilir.

Müdürlüğün Ana Çalışma Programı
Madde 7- Müdürlük her yıl Kasım ayının sonuna kadar bir sonraki yıl yapacağı çalışmalara ilişkin Ana Çalışma Programını EK - 1’de yer alan forma göre hazırlar ve Aralık ayında Valinin onayına sunar.
Kesinleşen Program belirtilen zamanlara uygun biçimde gerçekleştirilir. Öngörülen zamanda bitmeyen işlerin gecikme nedenleri bir not halinde programa eklenir ve Valiye de bilgi verilir.
Diğer Kuruluşlarla İlişkilerde Yetki
Madde 8- Müdürlük, kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesine yönelik olarak diğer kuruluşlarla olan ilişkileri Vali adına yürütür.
Bu husus, Vali tarafından her yılın başında yayınlanacak yıllık il yatırım programının başında yer alır ve bu programın ilde uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine ilişkin Valilik genelgesi ile tüm kuruluşlara duyurulur.
Geçici Çalışma Gruplarının Oluşturulması ve Görevlerinin Belirlenmesi
Madde 9- Uzmanlık bilgisini gerektiren veya Müdürlüğün mevcut personeli ile yerine getirilmesi mümkün olmayan durumlarda Müdürlüğün önerisi üzerine Vali, 5442 Sayılı kanunun tanıdığı yetki sınırları içinde, İldeki diğer kuruluşların elemanlarından yararlanarak geçici çalışma grupları oluşturabilir.
Geçici çalışma gruplarından; özellikle belli bir araştırma konusunda, il envanterinin hazırlanmasında, yatırım teklifleri arasında ortaya çıkan çelişkilerin giderilmesinde ve yatırımların yerinde izlenmesinde yararlanmaya öncelik verilir.
Bu grupların görevleri ve katılacakların adları onayda belirtilir.
Diğer Uzmanlardan Yararlanılması
Madde 10- Müdürlüğün üstlendiği görevlerin yerine getirilmesinde planlama uzmanlarının dışında çeşitli mesleklere mensup diğer uzmanlardan da 5442 Sayılı Kanun uyarınca yararlanılabilir.
Bu nedenle, yatırımların teknik değerlendirilmesine yardımcı olmak üzere bir ekonomist, mühendis ya da mimarın belirlenen zamanlarda Müdürlüğe yardımcı olması sağlanır. Diğer uzmanlardan yararlanma biçimi Müdürlüğün teklifi üzerine Vali tarafından belirlenir.
Büro Personeli
Madde 11- Bakanlıkça Müdürlüğe tahsis edilen memur ve daktilograf (veri hazırlama kontrol) işletmeni kadrolarında Müdürlüğün yapacağı hizmetlere uygun nitelikte eleman çalıştırılması esastır. Bu nedenle kadrolara tercihen en az lise mezunları atanır.
Müdürlüğün büro personelinin başka bir birimde ya da işte görevlendirilmemesine dikkat edilir.
Büro Memurunun Görev, Yetki ve Sorumluğu
Madde 12- Büro memurunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a. Gelen ve giden evrakın, kayıt, tevzi, dosyalama, arşivleme, sevk ve takip işlerini yapmak.
b. Özlük dosyalarının tutulması ve tamamlanmasını sağlamak,
c. Gerekli hallerde evrakın teksir ya da fotokopilerini çıkarmak ve gereğine göre dağıtmak.
ç. Müdürlüğe ait yazışmaları mevzuat ve verilecek talimatlar dairesinde yapmak.
d. Verilecek diğer işleri yapmak
Büro memuru kendisine görev olarak verilen işlerin, iyi bir şekilde ve zamanında yapılmasından, teslim edilen malzeme ve demirbaşların iyi kullanılmasından ve korunmasından sıralı olarak Uzman Yardımcısı, Uzman ve Müdüre karşı sorumludur.
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeninin (V.H.K.İ.) Görev, Yetki ve Sorumluluğu
Madde 13- V.H.K.İ’nin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.
a. Müsveddesi hazırlanıp kesinleşen yazıları, yazı tekniğine ve yazışma usulüne uygun şekilde yazmak, altını parafa etmek,
b. Değiştirilen veya düzeltilen yazıları yukarıdaki esaslara göre yeniden yazmak,
c. Büronun diğer görevlerinin yürütülmesine yardımcı olmak,
V.H.K.İ ,kendisine verilen görevin iyi bir şekilde ve zamanında yapılmasından, teslim edilen malzeme ve demirbaşların iyi kullanılmasından ve korunmasından sıralı olarak Uzman Yardımcısı, Uzman ve Müdüre karşı sorumludur.



ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Araştırma ve Envanter Çalışmaları
Araştırma ve İncelemeler
Madde 14- Müdürlük, Yönetmelikle kendisine verilen görev sınırları içinde il düzeyinde yapılmasını gerekli gördüğü bir konuya ilişkin araştırma ve inceleme tekliflerini, bir araştırma ve inceleme planı taslağına dayalı olarak Valiye sunar ve uygun bulunduğu takdirde, söz konusu çalışmayı yürütür.
Vali, Müdürlükten doğrudan doğruya yapılmasını isteyeceği araştırma ve incelemelerin Müdürlüğün görev alanlarıyla ilişkili olmasına özen gösterir.
Araştırma ve inceleme sonuçları, gerekli karara esas olmak üzere bir rapor halinde Valiye sunulur. Raporda, inceleme ve araştırma sonunda ortaya çıkan tekliflere tereddütlere yer kalmayacak açıklıkta yer verilir.
Araştırmacı Unvanlı Personelin Görev Yetki ve Sorumluluğu
Madde 15- Araştırmacının görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a. Bir önceki maddede esasları belirtilen araştırma, inceleme ve proje işlerinde, büro personeliyle birlikte ilgili evrakın kayıt, tevzi, dosyalama, arşivleme, sevk ve takip işlerini yapmak.
b. Gerekli hallerde evrakın fotokopilerini çıkarmak ve gereğine göre dağıtmak.
c. Çeşitli araştırma, inceleme konuları önermek, belirlenmiş konulara ilişkin yapılan çalışmalara konuyu çeşitli yönlerden ve kaynaklardan araştırarak katılmak, özellikle uzmanı olduğu konuyla ilgili çalışmalara analizleriyle katkı sunmak ve raporlamak.
İl Envanteri
Madde 16- “İl Envanteri”, ilin ekonomik ve sosyal yapısını, potansiyelini ortaya koyan, il yönetiminin çeşitli konularda karar almasına yardımcı olacak nitelikteki bilgileri bir araya getiren bir belgedir.
İl Envanteri, il düzeyindeki planlama çalışmaları ile gerektiğinde kalkınma planları ve yıllık programlar için görüş bildirilmesi ve tekliflerde bulunulması, ekonomik girişimlerin oluşturulması gibi temel planlama çalışmalarında ana kaynak görevini yerine getirir.
İl Envanteri İçin Toplanacak Bilgiler
Madde 17- İl envanterinde yer alacak bilgiler ve bu bilgilerin düzenlenme biçimi EK-2'deki İl envanteri modelinde gösterilmiştir.
Her il, bu modelde yer almayan ancak ilin özelliği gereği envanterde yer almasını uygun gördüğü konularda yeni tablo hazırlayarak ilgili bölümün son kısmına ekleyebilir.
Bu eklemeler, sebepleriyle birlikte Bakanlığa ( Strateji Geliştirme Başkanlığı ) bildirilir.
Modelde yer alan ancak il için kullanılması gerekli olmayan tablolar boş olarak muhafaza edilir.
İl Envanterinin Hazırlanma Yöntemi
Madde 18- İl envanterinin hazırlanmasında, köy, belde, ilçe düzeylerinden sıralı olarak bilgi derlenmesi ve bunların il düzeyinde birleştirilmesi esastır.
Ancak kuruluşlarca gerek il gerekse merkezi düzeyde derlenmiş bilgilerden de yararlanılabilir.
Müdürlük, her kuruluştan isteyeceği bilgileri İl Envanter Modelinden de yararlanarak belirler ve ilgili yerlerden ister.
İlgililerin istenen bilgileri zamanında ve tam olarak gönderebillmeleri için Valilikçe gerekli tedbirler alınır.
Envanterin Biçimi
Madde 19- İl envanteri EK-2 deki modele uygun olarak Bakanlıkça bastırılan formlar kullanılarak hazırlanır. İl envanterine dair kayıt ve formların dijital ortamda da tutulabilmesine ve saklanmasına ilişkin gerekli tedbirler Valilikçe alınır.
Envanter, föyvolant biçiminde bastırılır. Her yıl yeni tablo eklemeleri yapılarak, beşinci yılın sonunda, yenilenme zamanı gelinceye kadar sayfaların yıpranmadan korunması sağlanır.
İl Envanterinin Yenilenme Zamanı
Madde 20- İl envanteri her beş yıllık kalkınma planının üçüncü yılı sonunu izleyen ilk altı ay içinde, geçen dönemdeki uygulamalar ışığında ek ve değişiklikler yapıldıktan sonra Bakanlıkça bastırılır ve her beş yılda bir yenilenir.
Beş yıllık kalkınma planı dönemi başlamadan önce bu yenileme işlemlerinin tamamlanmış olması esastır.
Bilgi Toplama Formları
Madde 21- Müdürlük, başta il envanteri için olmak üzere il, ilçe, belde ve köy düzeylerinde bilgi toplama formları düzenleyebilir.
Bu formların birer örneği hazırlanan envanter ya da yıllık il istatistik raporlarının ekinde Bakanlığa gönderilir.
İl Envanterinin İlgili Yerlere Gönderilmesi
Madde 22- İl envanteri yedi nüsha olarak hazırlanır. Bu nüshalardan biri Valide, biri Müdürde bulunur. Birisi dosyasında saklanır. Bir diğeri de yedek olarak muhafaza edilir. Her nüshanın üzerinde nereye ait olduğu belirtilir.
Envanterin üç nüshası Bakanlığa gönderilir. Bakanlıkta (Strateji Geliştirme Başkanlığı) gereken değerlendirme yapıldıktan sonra bir nüshası Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına, bir nüshası da Türkiye İstatistik Kurumuna tevdi edilir.
Envanterdeki Değişikliklerin İşlenme Zamanı
Madde 23- İl envanteri, her yıl Temmuz ayında yıllık il istatistik raporunun kesinleşmesinden sonra yeniden ele alınır ve rapordaki bilgiler envanterdeki ilgili tabloya işlenir.
Mevcut tablo yeterli olmadığı takdirde, aynı biçimde yeni tablo hazırlanarak arkasına eklenir. Bu tabloların sağ üst köşesinde ait olduğu yıl belirtilir.
Yıllık İl İstatistik Raporlarının Hazırlanma Zamanı
Madde 24- Yıllık il istatistik raporları her yılın ilk altı ayı içinde, bir önceki yılın 31 Aralık tarihi esas alınarak hazırlanır.
Yıllık İl İstatistik Raporlarında Yer Alacak Bilgiler
Madde 25- Yıllık il istatistik raporlarında yer alacak bilgiler EK - 3 de yer alan “Yıllık İl İstatistik Raporu Modeli”nde gösterilmiştir.
Bu raporda, envanter modelindeki her bilginin biten yıla ilişkin olanı gösterilir.
Bir yıllık durumu gösteren tablolar aynen kullanılır. On yıllık gelişmeyi gösteren tablolar için sadece o yıla ilişkin bilgiler tek sütun halinde yatay ya da dikey olarak gösterilir.
Uzun zaman aralıkları (5-10 yıl) ile derlenen ve işlenen verilere (nüfus, iklim gibi) yıllık il istatistik raporunda her yıl yer verilmez. Sadece ait oldukları yıl raporunda yer alır ve il envanterine işlenir.
Yıllık İl İstatistik Raporlarının İlgili Yerlere Gönderilmesi
Madde 26- Yıllık il istatistik raporları da il envanteri gibi yedi nüsha olarak hazırlanır ve aynı şekilde kullanımı ve dağıtımı yapılır.
Nitelik
Madde 27- Müdürlükçe hazırlanan il envanteri ve yıllık il istatistik raporu çalışma dokümanı niteliğindedir.
Bu dokümanların diğer amaçlara ilişkin olarak kullanılması Valinin uygun görmesine bağlıdır.
İl Envanterleri ve Yıllık İl İstatistik Raporlarından Yararlanma
Madde 28- İl envanterleri ve yıllık il istatistik raporlarından kendi yatırım hizmetlerinde yararlanmak isteyen kuruluş ve kişiler Müdürlüğe başvurur.
Müdürlük başvuruyu değerlendirir. Valinin onayını alarak başvuru sahibine istediği bilgiler konusunda yardımcı olur.
Ancak il envanteri ve yıllık il istatistik raporu, imza karşılığı dahi olsa bütünüyle hiç kimseye verilemez.
Kullanıcılar bu belgelerdeki tablo ve bilgilere, kendi eserlerinde ve raporlarında ancak kaynak göstererek yer verebilirler.
Yayın ve Basım Yasağı
Madde 29- Hiçbir kişi ve kuruluşun il envanteri ve yıllık il istatistik raporlarının tümü ya da bir kısmını özel yayın olarak bastırmasına izin verilemez. Bu hususta gerekli olan tedbirler Valilikçe alınır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Planlama Çalışmaları
İhtiyaçların Belirlenmesi
Madde 30- Yerel yönetimler de dahil olmak üzere kamu kuruluşların¬ca yapılacak hizmet ve yatırımların belirlenmesi amacıyla ilçe, belde ve köy ölçeğinde ihtiyaç ve sorunların tespitinde EK-4 de yer alan form kullanılır.
Kaymakamların, İl İdaresi Kanununun 36 ncı maddesi gereğince köy devir teftişlerinde saptadıkları ekonomik nitelikli ihtiyaç, sorun ve darbo¬ğazlar da EK - 4 de yer alan formlar kullanılarak Valiliğe iletilir.
Müdürlükçe, bu sorunlar, ilçe, sektör ve kuruluş bazında sınıflandırılır ve bunlardan Vali tarafından uygun görülenler ilk toplanacak İl Koordinas¬yon Kurulunda görüşülerek ilgili kuruluşlardan kanun ve imkânlar ölçüsün¬de gereğini yapmaları istenir.
Kuruluşlar, konu hakkındaki uygulama sonuçlarını EK - 5 de yer alan formu kullanarak Valiliğe bildirir. Bu uygulama sonuçları Müdürlükçe değerlendirildikten sonra nihai çözümü için yeni bir koordinasyonu gerekti¬renler, Vali tarafından gerekli görülmesi halinde, bir sonraki İl Koordinas¬yon Kurulunda tekrar görüşülür.


Proje ve Ön Proje Çalışmaları
Madde 31- İl düzeyinde hazırlanacak plan ve programlarda yer alması tasarlanan konular hakkında ilde hazırlanması mümkün olduğu takdirde proje, mümkün olmadığı takdirde ön proje hazırlanır.
Proje ve ön proje çalışmalarında, konunun yapılabilirliği ve ne kadar kaynak gerektireceği hususlarının bilinmesine öncelik verilir.
İlgili kuruluşlarca hazırlanacak proje ve ön projelerin birer örneği Müdürlüğe gönderilir.
Bu belgeler Müdürlükçe yatırım tekliflerinin değerlendirilmesinde göz önünde tutulur.
Beş Yıllık Kalkınma Planı ve Yıllık Programların Hazırlık Aşamasında Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına Gönderilecek Valilik Görüşünün Belirlenmesi
Madde 32- Müdürlük, Beş Yıllık Kalkınma Planı ve Yıllık Programlar hakkında yatırım ve tedbir uygulamaları ile diğer ilke ve politikalar konularında, gerek kendi çalışmaları sırasında edinilen bilgiler ışığında, gerekse Valinin değerlendirmeleri ile diğer kuruluşların düşünce ve görüşlerinden yararlanarak Valilik görüşü taslağını hazırlar.
Taslak, Vali tarafından onaylandıktan sonra, bir örneği Bakanlığa, bir örneği Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına gönderilir.
Kamu Kuruluşlarının Yıllık Yatırım Tekliflerinin İl Düzeyinde Değerlendirilmesinde Göz önünde Tutulacak İlkeler
Madde 33- Müdürlük, tespit edilen tarihe kadar kendisine iletilen yatırım tekliflerini incelerken aşağıdaki hususları göz önünde bulundurur;
a. Yıllık yatırım tekliflerinin oluşturulması ve değerlendirilmesinde Cumhurbaşkanlığının yıllık program hazırlama esaslarına ilişkin genelgesine uyu¬lup uyulmadığını araştırır.
b. Yer açısından, aynı yerde, aynı konuda birden fazla kuruluşun yatırım düşünüp düşünmediğini inceler.
c. Aynı yerde iki ayrı yatırım düşünülüyorsa, bu yatırımlar arasında, gerçekleşmeleri açısından, birbirine bağımlılık olup olmadığını araştırır, varsa, zamanlama açısından uygunluğu inceler.
d. Tüm yatırım tekliflerinin öncelik kriterlerine uygunluğunu değerlendirir. Müdürlük, değerlendirme sonuçlarını bir rapor haline getirerek İl Ko¬ordinasyon Kurulunda görüşülmek üzere Valiye sunar.
Kamu Kuruluşlarının Yatırım Tekliflerinin İki Bölüm Halinde Hazır¬lanması
Madde 34- Yıllık yatırım teklifi hazırlanırken merkezi idarenin taşra kuruluşları yatırım tekliflerini, genel ve katma bütçelerden ödeneği verilecek yatırımlar ve ödeneği Yatırım İzleme Ve Koordinasyon Başkanlığı (ya da İl Özel İdaresi) bütçesine aktarılacak yatırımlar olarak iki ayrı bölüm halinde hazırlarlar.
Raporun İl Koordinasyon Kurulunda Görüşülmesi
Madde 35- Vali tarafından İl Koordinasyon Kuruluna havale edilen il yatırım tekliflerine ilişkin rapor, İl Koordinasyon Kurulunda görüşülerek tekliflere son şeklinin verilmesi sağlanır. Görüşmelerde kuruluşların bu konularda farklı görüşlerinin ortaya çıkması halinde Koordinasyon Kurulu ka¬rarında bu hususa işaret edilir.
Vali tarafından havale edilmeyen yatırım konuları İl Koordinasyon Kurulunda görüşülemez.
Yıllık İl Yatırım Programı
Madde 36- "Yıllık İl Yatırım Programı", gerekli karar süreçlerinden geçerek kesinleşen merkezi ve mahalli idare yatırımlarını kapsar.
Müdürlük, il yatırım programını oluşturmak üzere, yatırım yılı başın¬da, yatırımcı kuruluşlardan EK - 6 da yer alan "Yatırım Projeleri Çalışma ve İş Programlarını ister.
Yıllık il yatırım programı EK - 7 de yer alan modele göre hazırlanır
.
Programın içinde;
a. Programın ilde uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine ilişkin Valilik genelgesi,
b. Yatırımların genel durumu başlığını taşıyan bölümde yer alan üç tabloya göre yatırımların sektörlere, kuruluşlara ve ilçelere göre dağılımı,
c. İlçelere göre yatırımlar başlığını taşıyan üçüncü bölümde de ikinci bölümdekine benzer şekilde yatırım projelerinin yalnızca ilçelere göre sınıf¬landırılmış hali gösterilir.
d. Mahalli idareler yatırımları bu program içinde dördüncü bölüm olarak yer alır. Burada söz konusu olan yatırımlar, belediye, il özel idaresi, köy ve mahalli idarelerin kurdukları işletme, müessese, teşekkül ve birlikleri¬nin kendi bütçelerindeki imkânlarla yapılması planlanan yatırımlardır.
Yıllık İl Yatırım Programının Dağıtımı
Madde 37- Bu Yönergede belirtilen modele göre hazırlanan yıllık il ya¬tırım programı çoğaltılarak İl Koordinasyon Kurulu üyelerine ve diğer ilgili görülecek kuruluşlara dağıtılır.
Programın birer örneği de Bakanlığa ve Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına gönderilir.
İl Özel İdaresi ve Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı (Y.İ.K.O.B.) Yıllık Çalışma Programının Hazırlanmasına Yardım
Madde 38- Müdür ve uzmanlar, İl Özel İdaresinin ve Y.İ.K.O.B’nin yıllık program hazır¬lık çalışmalarına katılır ve teknik düzeyde yardımcı olurlar.
Belediyelerin Yıllık Çalışma Programının Hazırlanmasına Yardım
Madde 39- Müdür ve uzmanlar, belediyelerin plan ve program hazırlık çalışmalarına talepleri doğrultusunda yardımcı olurlar.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İl Koordinasyon Kurulu Çalışmaları
Kurulun Toplantı Zamanı
Madde 40- İl Koordinasyon Kurulu, Cumhurbaşkanlığı tarafından kabul edilerek yürürlüğe konulan Program Kararnamesinde belirtilen zamanlarda toplanır.
Toplantıya Çağrı
Madde 41- İl Koordinasyon Kurulunun toplanacağı yer, gün ve saat ile toplantı gündemi, toplantı tarihinden en az bir ay önce yazılı olarak gereği için toplantıya katılacak üyelere, bilgi için Bakanlığa ve Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına gönderilir.


Toplantı Gündemi
Madde 42- (Değişik) İl Koordinasyon Kurulunun gündemi Vali tarafından belirlenir. Gündem, belirlenecek diğer konular yanında, aşağıdaki konuları kapsar.
A. BİRİNCİ TOPLANTI
1. Geçen yılın son dönem değerlendirmesi.
2. Geçen yılın toplu değerlendirilmesi.
3. Program kararnamesinin incelenmesi, ilke ve önlemlerin belirlenmesi.
4. İl Yatırım Programının görüşülmesi.
5. İl Yatırım Tekliflerine esas olacak araştırma ve envanter çalışmalarının gözden geçirilmesi.
6. İzleme ve koordinasyon çalışmaları
7. Yıllık İl İstatistik Raporunda yer alması öngörülen bilgilerin hazırlanması ve derlenmesi.
B. İKİNCİ TOPLANTI
1. Birinci dönemin değerlendirilmesi.
2. Yatırım tekliflerinin değerlendirilerek valilik görüşlerinin oluşturulması.
3. Bir sonraki yıl için teklif edilecek projeler hakkında yapılacak araştırma ve envanter çalışmalarının görüşülmesi.
4. İl Genel Meclisine sunulacak İl Özel İdare Yatırım Tekliflerinin görüşülmesi.
5. İzleme ve koordinasyon çalışmaları.
C. ÜÇÜNCÜ TOPLANTI
1. İkinci dönemin değerlendirilmesi.
2. Yıllık İl İstatistik Raporunun görüşülmesi.
3. Gelecek yıla ait il yatırım tekliflerine esas olacak araştırma ve envanter çalışmalarının gözden geçirilmesi.
4. İzleme ve koordinasyon çalışmaları.
Yatırım Projeleri
Madde 43- Yatırımcı kuruluşlar, Kurulun toplantı tarihinden en az 10 gün önce EK - 8 de yer alan "Yatırım Projeleri İzleme Raporu" nu Valiliğe (İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğü) gönderirler. .


Yatırımcı Kuruluş Dönem Raporu
Madde 44- Yatırımcı kuruluşlar, örneği EK - 9 da yer alan "Yatırımcı Kuruluş Dönem Raporu"nu, Yatırım Projeleri İzleme Raporları ile birlik¬te, yukarıda belirtilen süre içerisinde Valiliğe (İl Planlama ve Koordinas¬yon Müdürlüğü) gönderirler.
İl Dönem Değerlendirme Raporunun Hazırlanması
Madde 45- Müdürlük, ildeki yatırımların fiziki ve nakdi gerçekleşme durumları hakkında, sektörler, yatırımcı kuruluşlar ve ilçeler bazında ol¬mak üzere, kuruluşlardan alınan yatırım projeleri izleme raporları ve dö¬nem raporları esas alınarak, il ya da daha üst düzeyde çözümlenmesi gere¬ken sorunlar ve çözüm teklifleri ile birlikte, Kurul'a sunulmak üzere örneği EK - 10 da yer alan "İl Dönem Değerlendirme Raporu" nü hazırlar.
Bu rapor, Valinin onayından sonra, İl Koordinasyon Kuruluna sunulur.
İl Koordinasyon Kurulu toplantısında değerlendirme çalışmaları bu ra¬pora dayalı olarak yapılır.



Toplantıya Katılanlara Ait Çizelge
Madde 46- Çağrılan üyelerin, Kurul toplantısına katılmaları program kararnameleri gereği olduğundan, EK - 11 de yer alan "İl Koordinasyon Ku¬ruluna Katılma Çizelgesi" toplantı sırasında üyelere imzalatılır.
Geçerli mazereti olmaksızın toplantıya katılmamış olanlar hakkında Müdürlükçe gereği yapılmak üzere Valiye bilgi sunulur.
Toplantı Bilgi Formu
Madde 47- Müdürlükçe, İl Koordinasyon Kurulu toplantısından sonra hazırlanan ve toplantıya ilişkin bilgileri kapsayan örneği EK - 12 de yer alan "İl Koordinasyon Kurulu Toplantı Bilgi Formu" toplantı tarihinden itiba¬ren en geç 20 gün içinde Bakanlığa ve Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına gönderilir.
Toplantı Kararlarının Kaydı
Madde 48- İl Koordinasyon Kurulunda alınan kararlar EK - 13 de yer alan "Karar Defterine" işlenir ve Başkan ile Müdür tarafından imzalanır.
Kararların bir özeti, Müdürlükçe 15 gün içinde ilgili kuruluşlara gönde¬rilir.
Kararların Uygulanmasına İlişkin İşlemler
Madde 49- İl Koordinasyon Kurulu toplantısında dile getirilen sorun ve darboğazlara ilişkin konularda sağlıklı, etkili ve hızlı çözüm yollan bula¬bilmek amacı ile, Valilikçe, sorun ve darboğazı olan kuruluş temsilcisi ve diğer ilgili kuruluş temsilcilerinin katılacağı Özel Değerlendirme Grupları oluşturulabilir.
Özel Değerlendirme Gruplarınca belirlenen çözüm teklifleri, Valinin tasvibi alındıktan sonra, gereğinin yapılması için ilgili birimlere bildirilir ve alınan kararlar çerçevesinde izlenir.
Vali gerekli gördüğü takdirde, sorun, müteakip Kurul toplantısı günde¬mine de alınabilir.

ALTINCI BÖLÜM
İzleme ve Değerlendirme Çalışmaları
İzleme Konusundaki Genel İlkeler
Madde 50- Müdürlükçe yürütülen izleme ve değerlendirme çalışmala¬rında izlemenin aslında bir değerlendirme ve değerlendirmenin de sürekli ve sistemli olarak sonuç çıkarma ve iyileştirme olduğu kuralı göz önünde tutulur.
Her türlü izleme çalışmalarından edinilen bilgi ve gözlemler düzenli bi¬çimde kaydedilir ve değerlendirilir.
Genel ve Özel İzleme Konularının Belirlenmesi
Madde 51- Program Kararnamesinde belirtilen izleme konulan dışın¬da, Valilikçe de genel ve özel izleme konuları belirlenebilir.
Başlıca izleme alanları şunlardır;
a. Yatırım çalışmalarının izlenmesi.
b. Üretim çalışmalarının izlenmesi. r
c. Tedbirlerin izlenmesi.
İzleme Yönteminin Belirlenmesi
Madde 52- İzleme çalışmaları başlıca;
a. Periyodik raporlar üzerinden izleme,
b. Yerinde görülerek yapılan izleme,
Yöntemlerine göre yerine getirilir.
Rapor Sistemi
Madde 53- Program Kararnameleri, Yönetmelik, Yönerge ve diğer mevzuatla belirtilen izleme raporları ile bunlara dayalı olarak hazırlanacak değerlendirme raporları Müdürlüğün çalışmalarının dayandığı rapor siste¬mini oluşturur.
Yatırım Çalışmalarının İzlenmesi
Madde 54- Müdürlükçe izleme konusu yapılacak yatırımlar şunlardır;
a. Merkezi yönetime bağlı kamu kuruluşlarının yatırımları.
b. Mahalli idarelerin ve bunlara ait işletme, müessese, teşekkül ve bir¬liklerin yatırımları.
c. Mahalli halk girişimlerinin yatırımları.
d. Teşvik belgeli özel sektör yatırımları.
Bu yatırımların izlenmesinde (a) ve (b) bentlerinde geçen yatırımlar için kullanılan EK - 8 deki formdan yararlanılır.
Müdürlük, Program Kararnamelerinde belirtilen dönem sonlarında, yatırımcı dairelerin Valiliğe izleme raporu gönderip göndermediklerini ya¬kından izler. Gerekli görüldüğünde istenecek ek bilgileri saptar ve Valiye sunar.
Gelen bilgilerin doğru ve noksansız olmasına kuruluşlarca özen gösterilir.
Yatırımların gerçekleşme durumları Valilikçe Müdürlüğe yerinde izletilebilir. Bu izleme sonunda EK - 14 de yer alan form düzenlenir.
Teşvik belgeli özel sektör yatırımları ile mahalli halk girişimlerinin yatı¬rımları Müdürlükçe, Vali tarafından uygun görülecek bir yöntem dahilinde izlenir.
Üretim Çalışmalarının İzlenmesi
Madde 55-İzlenecek üretim çalışmaları şunlardır;
a. Kamu İktisadi Kuruluşlarının üretim tesisleri.
b. Mahalli idarelerin ve bunlara ait işletme, müessese, teşekkül ve bir¬liklerin üretim tesisleri.
c. Mahalli halk girişimlerinin üretim tesisleri.
Üretime ait izlemelerde EK - 15 de yer alan form kullanılır ve izlemeler Program Kararnamelerinde belirtilen dönemleri kapsar.
İzleme sonuçları bir rapor halinde Valiye sunulur ve uygun görmesi ha¬linde İl Koordinasyon Kurulu toplantısında görüşüldükten sonra, varsa, önemli kabul edilen konular ilgili merkezi kuruluşa intikal ettirilir.
Tedbirlerin İzlenmesi
Madde 56- Yıllık Programlarda yer alan ve İcra Planları ile sorumlulu¬ğu Valiliğe verilen tedbirler hakkında Program Kararnameleri, Program Metinleri ve İcra Planlarında öngörülen çalışmalar yapılır.
Brifing Salonu
Madde 57- Her Valilikte çok amaçlı olarak kullanılabilecek bir brifing salonu düzenlenir.
Brifing salonu aynı zamanda Yönetmeliğin 15 inci maddesinde belirti¬len yatırımları izleme odası olarak kullanılır.
Bu salonda;
1. 1/50000 ölçekli İl haritası,
2. 1/200000 ölçekli çeşitli sektörler için kullanılacak il haritaları,
3. Personel, araç-gereç durumlarını gösteren panolar,
4- En az bir adet bilgisayar, projeksiyon cihazı, perde ve sunum niteliğini artırmaya yönelik diğer teknolojik donanım,
4. Gerçekleştirilen hizmet ve yatırımların yıllar itibariyle, halen yapımı sürdürülmekte olan yatırımların da yıl içindeki dönemler itibariyle durumu¬nu gösterir grafikler, ( bu tür yardımcı dokümanın bilgisayarda kayıtlı olması yeterlidir.)
bulundurulur.
Harita, Pano ve Grafiklerin Düzenlenmesi
Madde 58- Harita, Pano ve Grafikler aşağıdaki şekillerde düzenlenir;
a. 1/50000 ölçekli harita üzerinde, yapılan, yapılmakta olan ve planla¬nan yatırımlar göze hitap edecek işaretlerle gösterilir. İşaretlerin şekli ve taşıdıkları anlamlar, açıklamalar için ayrılacak bir kısımda belirtilir. Aynı düzenleme, gerekli görülen sektör ve konular için 1/200000 ölçekli harita¬lar üzerinde de yapılabilir.
b. Kamu yatırımlarını izlemek amacıyla düzenlenecek harita ve pano¬lar ilgili kuruluşlardan İl Koordinasyon Kurulu toplantı dönemleri itibariyle derlenecek bilgilerle canlı halde tutulur.
Harita ve panolar Valinin gerekli görmesi halinde haftalık ve aylık ola¬rak derlenecek bilgilere göre de düzenlenebilir.
Harita ve panolar asetatla kaplanarak kullanılır.
c. Düzenlenecek grafikler, yıl sonu itibariyle gerçekleştirilen hizmetle¬ri, diğer yıllara göre kıyaslamaya imkan verecek şekilde hazırlanır.
d. Zorunlu olarak hazırlanacak panolar şunlardır.
1. Beş Yıllık Yatırım Programı (EK - 16)
2. Teknik Personel Durumu Tablosu (EK - 17)
3. Araç Durumu Tablosu (EK - 18)
4. EK-4 içinde yer alan l, 2, ve 3 nolu tablolar.
YEDİNCİ BÖLÜM
Ekonomik Girişimlerin Oluşturulması ve Yönlendirilmesi
Ekonomik Girişim Konularının Belirlenmesi
Madde 59- Müdürlük, İl envanterinden ve sektör, alt sektör ölçeğinde yapılacak araştırma ve incelemelerden yararlanarak, il bütünlüğü içinde ekonomik amaçlı bir girişime ve yatırıma konu olabilecek kaynakları sap¬tar, yatırım teklifi düzeyinde bunları olgunlaştırır.
Projeler İçin Destek
Madde 60- İlde yapılacak yatırımların proje hazırlık çalışmalarında kul¬lanılmak üzere, Müdürlükte mevcut bilgilerden gerekli olanlar talep halin¬de verilir.
Ön fizibilite Hazırlanmasına Karar Verilmesi
Madde 61- Müdürlük, gerek resen gerekse özel veya tüzel kişilerin başvurusu üzerine, ekonomik girişim konularında ön fizibilite hazırlayarak ya da Valinin uygun görmesinden sonra hazırlatarak sağlıklı yatırım kararları¬nın alınmasına yardımcı olur.
Ayrıca, Müdürlük, il açısından önem taşıyan belirli konularda çeşitli kuruluşlarca hazırlanmış olan ekonomik girişim niteliğindeki projelere iliş¬kin ön fizibilite, fizibilite, inceleme ve araştırma raporu gibi belgeleri derle¬yerek bir proje bilgi demeti oluşturur.
Ön fizibilitede Yer Alması Gereken Bilgiler
Madde 62- Hazırlanacak Ön fizibilitede, proje hazırlama ve değerlendir¬me tekniği açısından gerekli olan tüm bilgilere yer verilir.
Bu konuda teşvik belgesi almak, yıllık programlar için teklif hazırla¬mak, çeşitli fonlardan yardım talep etmek için yapılacak başvurularda ilgili mevzuatın öngördüğü şekilde ön fizibilite ya da fizibilite raporları hazırla¬nır ya da hazırlanmasına yardımcı olunur.


Ön fizibilite Hazırlanmasında İlgili Kuruluşlarla İş birliği
Madde 63- Ön fizibilite hazırlanmasında, ilde bulunan ve konuyla ya¬kından ilgili ve teknik desteği gerekli olan kuruluşlarla iş birliği yapılmasına önem verilir.
Bu konuda Müdürlük, gerektiğinde, proje hazırlamak üzere çalışma grubu oluşturulması için Valiye teklifte bulunabilir.
Kaynak Kullanımı İle İlgili Bilgi Verilmesi
Madde 64- Müdürlük, yatırımların finansmanı ile ilgili olarak, yatırım¬cılara, yatırımlarının türüne göre hangi kaynak ve fonlardan yararlanabile¬cekleri konusunda yardımcı olur.
Yarım Kalmış Yatırımlar
Madde 65- Müdürlük, devlet-halk iş birliği ile mahalli kaynaklar kulla¬nılarak yapımına başlanan, ancak çeşitli sebeplerle yarıda kalmış ekono¬mik amaçlı tesislerin tamamlanması için mali, idari ve teknik konularda alınması gerekli tedbirleri belirler. Valiye iletir ve alacağı talimat doğrultu¬sunda sonuçlarını izler.
Kurullara Üyelik
Madde 66- Müdür ve Müdürlüğün uzman personeli, illerde oluşturula¬cak her türlü ekonomik amaçlı geçici ya da sürekli çalışma gruplarında asil ya da danışman üye olarak görevlendirilebilir.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Kitaplık ve Dokümantasyon Hizmetleri
Valilik Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezinin Kuruluşu
Madde 67- Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Mer¬kezleri, İçişleri Bakanlığı Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezleri Yönergesi” esaslarına göre kurulurlar.
Yayınların Sağlanması ve Değerlendirilmesi
Madde 68- Başbakanlık, Bakanlıklar, kamu kurum ve kuruluşları ile di¬ğer kuruluşlarca gönderilen tüm yayınlar ve dokümanlar genel evrak servisince Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezi görevlisine verilir ve bu görevli tarafından hizmet alanına göre dağıtımları yapılır.
Tüm Resmi Gazetelerle süreli yayınlardan gerekli görülenler tarih sıra¬sına göre düzenlenmiş olarak Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezinde bu¬lundurulur.
Satın Alma
Madde 69- Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Mer¬kezlerine; İllerde Kitaplık ve Dokümantasyon hizmetleri ile görevli Vali Yardımcısının başkanlığında, İl Planlama ve Koordinasyon Müdürü ve İl Halk Kütüphanesi Müdüründen oluşacak "İnceleme Kurulu"nun kararı ve Valinin oluru, İlçelerde İlçe Yazı İşleri Müdürünün başkanlığında, Kayma¬kamın görevlendireceği bir Daire Müdürü ve İlçe Halk Kütüphanesi Müdü¬ründen oluşacak "İnceleme Kurulu" nün kararı ve Kaymakamın oluru ile gerekli görülecek yayınlar satın alınabilir.
Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezlerine ma¬hallince yayın alımı için İçişleri Bakanlığınca bütçe imkânları ölçüsünde ödenek gönderilebilir.
Yayın ve Dokümanların Kaydı
Madde 70- Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Mer¬kezlerine gelen her türlü yayın ve dokümanlar geliş sırasına göre “Kitap De¬mirbaş Kayıt Defteri”ne kaydedilir.
Kitap Demirbaş Kayıt Defteri Bakanlıkça bastırılarak il ve ilçelere gön¬derilir.


Yayın ve Dokümanları Ayırma ve Sayım
Madde 71- Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Mer¬kezlerine gelen yayın ve dokümanlar, her 6 ayda bir yönetmelikte belirtilen Ayırma Komisyonu tarafından bir ayırıma tabi tutulur. Merkezde bulundu¬rulmasında yarar görülmeyen yayınlar ilgisine göre diğer kitaplıklara ya da uygun görülecek diğer yerlere gönderilir.
Merkezlerde bulunan tüm yayınlar, her yıl 31 Aralık tarihi itibariyla sa¬yılır. Düzenlenen sayım cetveli ve tutanakları dosyalarında muhafaza edi¬lir.
Yayın ve Dokümanlardan Yararlanma
Madde 72- Valilik ve Kaymakamlık Kitaplık ve Dokümantasyon Mer¬kezinden yararlanmak isteyen personel ve araştırmacılar örneği EK - 19 da yer alan formu doldurarak sorumlu memura verirler.
Okuyucuya her seferinde (3) yayın verilebilir. Yayının okuyucuda kal¬ma süresi 15 gündür. Okuyucunun isteği halinde ayrıca 15 günlük ek süre verilebilir.
Tarihi eser niteliğindeki değerli yayınlarla dokümanlar dışarıya veril¬mez. Bunlardan Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezlerinde yararlanılır.
Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezlerinde Uzman Görevlendirilmesi
Madde 73- İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüklerine kütüphaneci¬lik eğitimi görmüş personel atamaları yapılıncaya kadar, İl Kitaplık ve Do¬kümantasyon Merkezlerinin geliştirilmesi için, ildeki diğer kamu kuruluşla¬rında görevli uzman personelden Valilikçe uygun görülenler geçici olarak bu merkezlerde çalıştırılabilir.
Benzeri uygulama ilçelerde Kaymakamlıkça yapılır.
Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezlerine Yer Tahsisi
Madde 74- Vali ve Kaymakamlar tarafından, Kitaplık ve Dokümantas¬yon Merkezleri için, amaca uygun bir ya da birkaç odanın tahsisi sağlanır.
Bakanlıkça ödenek gönderilinceye kadar bu merkezlerin demirbaş ihti¬yaçları yerel kaynaklardan karşılanır.
DOKUZUNCU BÖLÜM
Dosyalama Sistemi
Dosyalama Sistemi
Madde 75- Müdürlükte tutulacak dosyalar, ana konu dosyaları ile bu dosyalar içinde yer alacak ayrıntılı konu dosyalarından oluşur.
Dosyalama sistemi, üstlenilen görevlerin gerek konu gerekse zaman ölçeğinde izlenebilmesine imkan sağlayacak özelliklere sahiptir.
Ana Dosyalar ve Ayrıntılı Konu Dosyaları
Madde 76- Müdürlükte tutulacak ana dosyalar ile bunların içinde yer alması zorunlu görülen ayrıntılı konu dosyaları şunlardır;
1. İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğü Dosya Anahtarı
2. Genelgeler
a. Cumhurbaşkanlığı genelgeleri
b. İçişleri Bakanlığı genelgeleri
c. Diğer Bakanlıklara ait genelgeler
d. Devlet Planlama Teşkilatı genelgeleri
ç. Valilik genelgeleri
d. Diğer genelgeler
3. Personel
a. Genel yazışmalar
b. Müdürlükte görevli her personelin adına göre tutulacak dosyalar.
4. İl Planlama ve Koordinasyon Müdürlüğü Yıllık Çalışma ve İş Programları
5. Mülkiye Müfettişlerince Yapılacak Her Teftiş İçin Ayrı Ayrı Tutulacak Dosyalar
6. Çeşitli Yazışmalar
7. Çeşitli Konular
8. Araştırma ve İncelemeler
a. Genel nitelikli Yazışmalar
b. Her araştırma ve inceleme için ayrı ayrı ayrı tutulacak dosyalar
9. İl Envanteri Hazırlık Çalışmaları
Her beş yıllık envanter için yapılacak çalışmalara ilişkin her kuruluş ve ilçe ölçeğinde ayrı ayrı tutulacak dosyalar
10. İl Envanteri Dokümanı
11. Yıllık İl İstatistik Raporu
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her yıl için yapılacak çalışmalara ilişkin her kuruluş ve ilçe için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
12. Görüşler
a. Her beş yıllık plan için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
b. Her yıllık program için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
c. Özel konular için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
13. İhtiyaç ve Sorunlar
14. Yılık Yatırım Teklifi
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Kuruluşların yatırım teklifleri dosyası
c. Müdürlük inceleme dosyaları
15. Yıllık İl Yatırım Programı Hazırlık Çalışmaları
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Kuruluşların çalışma ve iş programları
16. Yıllık İl Yatırım Programı Dokümanı
17. Mahalli İdarelerin Planlama Çalışmaları
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Gerektiğinde, ilgili mahalli idare birimleri için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
18. Yıllık İl Koordinasyon Kurulu Toplantıları
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her dönem için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
19. Kamu Yatırımlarının İzlenmesi
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her dönem için ayrı ayrı tutulacak izleme raporları dosyaları
20. Mahalli İdare Yatırımlarının İzlenmesi
21. Yıllık İcra Planlarında Yer Alan Tedbirler
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her yıl tedbir uygulama programı için açılacak dosyalar
c. Her dönem için ayrı ayrı tutulacak tedbir izleme raporları dosyaları
22. Yerel Ekonomik Girişimler
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. İzlenecek her ekonomik girişim için ayrı ayrı açılacak dosyalar
23. Teşvik Uygulamaları
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her ekonomik girişim için ayrı ayrı açılacak dosyalar.
24. Eğitim ve Tanıtım Çalışmaları
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her eğitim çalışması iç in ayrı ayrı tutulacak dosyalar
25. Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezi
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Yayın yazıları
c. Satın almalar
ç. Komisyon çalışmaları
d. Sayımlar
e. Ödünç vermeler
26. Brifingler
a. Genel nitelikli yazışmalar
b. Her kuruluş ve ilçe için ayrı ayrı tutulacak dosyalar
27. Brifing Salonu
28. Bilgi İşlem Çalışmaları
Dosya Anahtarı
Madde 77- Müdürlük, tutulan dosyalar için EK - 20’de yer alan örneğe göre bir dosya anahtarı hazırlar.
Bu anahtar ayrı bir dosya olup en başında kapak sayfası yer alır.
Kapak sayfasından sonra “Ana Dosya Konuları” listesi yerleştirilir.
Daha sonra 1 nolu ana dosya konusuna ait olanlardan başlamak ve numara sırası izlemek koşuluyla her klasöre ilişkin formlar sırasıyla yer alır.
Aynı klasör için tek sayfa form yetmediğinde ikinci, üçüncü sayfalar peş peşe gelecek şekilde eklenir.
Kodlama Sistemi
Madde 78- Müdürlükte tutulan dosyalar aşağıdaki şekilde kodlanır;
a. Birinci sayı, Müdürlükte tutulan Ana Dosya Konuları listesindeki konu kodunu gösterir.
b. Ana konu kodundan sonra “nokta” konularak yazılmış olan ikinci sayı, o konuda oluşturulmuş klasör sayısını gösterir.
c. Ana konu kodu ve o konudaki klasör sayısından sonra “tire” işaretini takiben gelen sayı o klasör içindeki gömleğin numarasını gösterir.
Yeni açılan her ana konu Ana Dosya Konuları listesinin sonuna eklenir. Bu konuda açılan her klasör için EK-20 de yer alan klasör formu doldurularak kodu belirlenir ve dosya üzerine yalnızca sayısal kod yazılarak ilgili dolaba yerleştirilir
Dosya Anahtarı ve diğer klasör ve iç dosyaların kodlarının yazılmasında şablon takımı kullanılır.
Tutulacak Defterler
Madde 79- Müdürlükte tutulacak defterler şunlardır;
1. Teftiş Defteri
2. İl Koordinasyon Kurulu Karar Defteri
3. Kitap Demirbaş Kayıt Defteri
4. Gelen Evrak Kayıt Defteri
5. Giden Evrak Kayıt Defteri
Bu defterler Bakanlıkça bastırılarak Müdürlüklere dağıtılır.
Defterlerin Tutulma Şekli
Madde 80- Defterlerin tutulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde tutulur;
a. Defterlerdeki sıra numaraları bir takvim yılı başından sonuna kadar sürdürülür.
b. Kararlar açık, okunaklı yazılır. Defter temiz ( çiziksiz, karalamasız) tutulur.
c. Defter, yıl sonunda, “İşbu deftere … yılında … numaradan … numaraya kadar … adet evrak (karar) kaydedilmiştir.” şeklinde açıklama yapılarak kapatılır ve açıklamanın altı görevli memur tarafından tarih yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
ç. Eğer defterde yeterli boş sayfa kalmış ise yeni yıl kayıtlarına kapatılma sayfasını takip eden sayfadan 1 numara ile başlanır.
d) Uygun yazılım ve program düzenlemeleri yapılması kaydıyla defterler, yine bu esaslar dahilinde, dijital ortamda tutulabilir.
ONUNCU BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Brifing Dosyaları
Madde 81- İldeki kuruluşlar ile Kaymakamlıklar tarafından EK - 21 ve 22 deki formlara dayalı olarak her kuruluş ve ilçe için altı ayda bir Ocak ve Temmuz aylarında brifing dosyaları hazırlanır ve Valiliğe gönderilir.
Müdürlük bu dosyaları muhafaza eder ve sürekli olarak güncel tutulmasını sağlar.
İlde Düzenlenecek Hizmet İçi Eğitim Programları
Madde 82- İl düzeyinde plan ve program uygulamalarının etkinleştirilmesi amacıyla, kamu kurum ve kuruluşlarının kalkınmanın gereklerine uyumu, yatırım çalışmalarının belirli standartlar içinde seyri ve objektif yöntemlere göre plan ve program hazırlanmasına yönelik olarak Valinin tasvibi ile hizmet içi eğitim programları düzenlenebilir.
Uygulamada birlik ve beraberliği sağlamaya yönelik olarak eğitimi gerektiren sorunlar belirlendiğinde de benzeri uygulama yapılabilir.
Eğitim süresi, işlenecek konular ve katılacak personel, konunun niteliğine göre ilgili kuruluşlardan alınacak öneriler de dikkate alınarak Valinin onayı ile belirlenir.
Uygulanacak hizmet içi eğitim yöntemi, konuların niteliğine göre belirlenmekle beraber, kısa süreli seminerler, paneller ve uygulamalı çalışmalar şeklinde yürütülür. Gerektiğinde, bu çalışmalara eğitim görevlisi olarak Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığından uzman ve üniversitelerden öğretim görevlisi çağrılabilir.
Müdürlük, hizmet içi eğitim programını düzenlemeden önce diğer kuruluşların o yıl uygulayacağı programları gözden geçirir.
Planlama konusunda merkezi düzeyde yapılması yararlı görülen hizmet içi eğitim çalışmaları ilgili bakanlık ve kuruluşlara bildirilir.
Plan ve Programların Halka Tanıtılması
Madde 83- Plan ve program çalışmalarının halka tanıtılması amacıyla, mahalli basın organları, Halk Eğitim Merkezleri ve diğer ilgili görülecek kuruluşlarla iş birliği sağlanır.
Gerekli görülen konularda, Valinin tasvibi ile konferans, sergi, gibi etkinlikler düzenlenebilir, broşür hazırlanabilir.
Yerleşim Yeri
Madde 84- Mahalli yerleşim imkanları değerlendirilerek ve mevcut personel sayısı da göz önünde bulundurularak Valilikçe Müdürlük için;
1. Müdür odası
2. Uzman ve Uzman Yardımcıları odası
3. Büro Personeli odası
4. Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezi
5. Brifing Salonu
olmak üzere üç oda ve iki salondan oluşacak uygun bir yerleşim yeri tahsis edilir.
Zorunlu durumlarda, 4 ve 5 numaralarda belirtilen salonlar birleştirilebilir.
Ödenek, Kırtasiye ve Araç-Gereç İhtiyacının Karşılanması
Madde 85- Müdürlüğün, başta kırtasiye olmak üzere, zorunlu giderleri için, bütçe imkanları değerlendirilerek gerekli ödenek ve malzemenin tahsisi yapılır.
Valilikçe, Müdürlüğe bağımsız telefon sağlanması, bir adet Resmi Gazete tahsisi ve dosyalar için yeterli sayıda çelik dolap temini konularında gerekli tedbirler alınır.
Yönerge İçin Ek ve Değişiklik Teklifleri
Madde 86- Bu Yönergede yapılması istenilen ek ve değişiklik teklifleri Valiliklerce her yıl Kasım ayı sonuna kadar Bakanlığa bildirilir.
Bakanlıkça uygun görülecek ek ve değişiklikler Aralık ayı sonuna kadar belirlenir ve yılbaşından önce Valiliklere duyurulur.
Yürürlük
Madde 87- Bu Yönerge, İçişleri Bakanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 88- Bu Yönerge hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.